CRM-Exact koppeling: Automatische orderverwerking van A tot Z
Hoe een groothandel in tuinartikelen uit Turnhout hun order-to-cash proces automatiseerde: van CRM-order tot Exact-factuur zonder handwerk.
Het probleem: Dubbele orderverwerking
Een tuinartikelgroothandel met 150+ orders per dag kampte met inefficiëntie:
- Dubbele invoer: order in CRM → handmatig overtypen in Exact
- 2.5 uur per dag: administratief medewerker bezig met data-entry
- Typfouten: artikelnummers, prijzen, klantgegevens verkeerd overgenomen
- Vertraging: orders pas na 1-2 dagen in Exact → trage facturatie
- Geen voorraadcheck: orders geaccepteerd zonder te weten of artikelen op voorraad
- Stress bij drukte: achterstand bij piekperiodes (lente/zomer)
"We hadden een mooie CRM voor sales, maar daarna begon het handwerk weer. Elke order 3x invoeren: eerst CRM, dan Exact, dan voorraad checken."
De oplossing: Naadloze CRM-Exact integratie
Stap 1: Automatische orderoverdracht
Order goedgekeurd in CRM → automatisch in Exact:
- Klantgegevens synchroniseren (nieuwe klanten automatisch aanmaken)
- Artikelen met juiste prijzen en BTW-codes
- Leveringsadressen en betalingscondities
- Projectcodes en kostenplaatsen waar nodig
Stap 2: Realtime voorraadcheck
- Voor orderbevestiging: CRM toont actuele voorraad uit Exact
- Automatische reservering: goedgekeurde orders reserveren voorraad
- Alternatieve producten: suggesties bij tekorten
- Verwachte leverdata: op basis van voorraad en planning
Stap 3: Bidirectionele updates
- Exact factuur → CRM orderstatus update
- Betaling ontvangen → automatisch in CRM zichtbaar
- Leveringsstatus → klant automatisch geïnformeerd
- Wijzigingen in Exact → terug gesynchroniseerd naar CRM
Stap 4: Rapportage en dashboards
- Sales team: realtime zicht op orderverwerking
- Management: omzet-pipeline vanuit beide systemen
- Finance: automatische afstemming tussen CRM en Exact
- Voorraad: impact van lopende orders op stock levels
Resultaten: Snellere facturatie, minder fouten
Grote tijdsbesparing
2.5 uur per dag minder administratief werk. Team kan focussen op klantcontact.
Veel minder fouten
98% reductie in invoerfouten. Geen verkeerde artikelnummers of prijzen meer.
Snellere doorlooptijd
Orders direct verwerkt in plaats van 1-2 dagen vertraging. Snellere facturatie.
Betere voorraadcontrole
Geen overpromises meer. Sales team weet real-time wat wel/niet leverbaar is.
"Eindelijk werken onze systemen samen in plaats van tegen elkaar. Orders gaan automatisch door, voorraad klopt, en we hebben veel minder stress."
— Tom B., Operations Manager groothandel tuinartikelen
Stapsgewijze implementatie in 5 dagen
Dag 1-2: Mapping & testing
CRM-velden koppelen aan Exact-velden, testconnecties maken, eerste sync testen.
Dag 3: Integratie bouwen
API-koppelingen ontwikkelen, voorraadsyncs instellen, error handling implementeren.
Dag 4: Uitgebreid testen
Test orders doorlopen, edge cases checken, team laten testen met echte data.
Dag 5: Go-live
Volledige activatie, monitoring inschakelen, team bijstaan bij eerste echte orders.
Training voor het team
- CRM: hoe voorraadinfo te lezen (10 minuten)
- Exact: hoe gekoppelde orders te herkennen (10 minuten)
- Proces: nieuwe workflow order tot factuur (30 minuten)
- Troubleshooting: wat doen bij sync-problemen (15 minuten)
Technische features
API-gebaseerde integratie
Directe koppeling tussen CRM en Exact via officiële API's. Betrouwbaar en veilig.
Error handling
Automatische detectie van problemen met duidelijke foutmeldingen en herstelacties.
Sync monitoring
Dashboard toont sync-status van alle orders. Probllemen worden direct zichtbaar.
Flexible mapping
Eenvoudig aanpassen van veld-koppelingen zonder technische kennis.
Batch processing
Grote hoeveelheden orders efficiënt verwerken zonder systeem te overbelasten.
Rollback functie
Orders kunnen teruggedraaid worden bij problemen, met complete audit trail.
Perfect voor
CRM + Exact gebruikers
Bedrijven die beide systemen hebben maar handmatig data overnen tussen systemen.
Groothandel & distributie
Bedrijven met veel orders die snelle, accurate orderverwerking nodig hebben.
Groei-bedrijven
Bedrijven die uitgroeien boven handmatige processen maar systems al hebben.
Ook CRM en Exact automatisch koppelen?
Stop met dubbele invoer en win dagelijks uren terug. Laat je bestaande systemen samenwerken.