Outlook-Teams integratie: Nooit meer vergeten follow-ups
Hoe een HR-consultancybedrijf in Gent automatische meeting-opvolging implementeerde: van vergeten actiepunten naar gestructureerde follow-up.
Het probleem: Chaos na elke meeting
Een HR-consultancy met 12 medewerkers had dagelijks 15-20 client meetings:
- Vergeten follow-ups: 40% van actiepunten werd niet opgevolgd
- Handmatige notities: iedereen eigen systeem van notitie-maken
- Verloren informatie: belangrijke afspraken niet gedocumenteerd
- Geen centrale opslag: notes verspreid over emails, OneNote, papier
- Client frustratie: "We hadden toch afgesproken dat..."
- 1 uur admin per dag: meeting notes uitwerken en verzenden
"Na elke meeting was het zoeken: wat hebben we afgesproken? Wie doet wat? Wanneer follow-up?"
De oplossing: Geïntegreerde meeting workflow
Stap 1: Automatische meeting prep
Voor elke Outlook meeting:
- Teams-kanaal automatisch aangemaakt voor client
- Meeting agenda uit Outlook → Teams chat gedeeld
- Relevante documenten uit SharePoint gekoppeld
- Vorige meeting notes automatisch toegankelijk
Stap 2: Gestructureerde notitie tijdens meeting
- OneNote template: standaard format voor meeting notes
- Actiepunten sectie: wie, wat, wanneer automatisch getrackt
- Teams integratie: notes real-time gedeeld met team
- Recording koppeling: Teams opname automatisch gekoppeld
Stap 3: Automatische follow-up
- Meeting afgelopen → automatische samenvattingsmail naar client
- Actiepunten → automatisch Planner taken aangemaakt
- Deadlines → Outlook reminders voor alle betrokkenen
- Follow-up meeting → automatisch ingepland op basis van afspraken
Stap 4: Centraal overzicht
- Dashboard met alle lopende actiepunten per client
- Overzicht van upcoming deadlines
- Client history: alle meetings en afspraken op één plek
- Team overzicht: wie heeft welke follow-ups
Resultaten: Professionele meetings en opvolging
Minder administratie
1 uur per dag minder tijd besteed aan meeting admin en follow-up emails.
Betere opvolging
95% van actiepunten wordt nu correct opgevolgd (was 60%).
Client tevredenheid
Professionele uitstraling door gestructureerde communicatie en opvolging.
Betere samenwerking
Team zit op één lijn door gedeelde notes en centrale actielijst.
"Onze meetings zijn nu veel professioneler. Alles wordt netjes opgevolgd en clients waarderen onze gestructureerde aanpak enorm."
— Peter V., Managing Partner HR-consultancy Gent
Setup in 3 dagen met bestaande tools
Dag 1: Templates & structuur
OneNote templates maken, Teams kanaal-structuur opzetten, Planner configureren.
Dag 2: Automatisaties
Power Automate flows bouwen voor email-verzending, taak-aanmaak en agenda-sync.
Dag 3: Training & go-live
Team training (1 uur), eerste meetings testen, proces verfijnen.
Wat het team leerde
- Gebruik van OneNote templates (10 minuten)
- Hoe actiepunten correct te markeren (5 minuten)
- Dashboard bekijken voor follow-ups (5 minuten)
- Nieuwe workflow: prep → meeting → auto follow-up
Slimme Microsoft 365 integraties
Power Automate flows
Automatische email-verzending, taak-creatie en agenda-updates zonder handmatige acties.
OneNote intelligentie
Templates met automatische datum, deelnemers en vorige meeting context.
Planner integratie
Actiepunten worden automatisch Planner taken met juiste eigenaar en deadline.
Teams centraal
Alle communicatie, documenten en opvolging per client op één plek in Teams.
SharePoint koppeling
Relevante documenten automatisch beschikbaar tijdens meetings.
Mobile toegang
Onderweg follow-ups checken en bijwerken via Teams mobile app.
Perfect voor
Microsoft 365 gebruikers
Bedrijven die al Outlook, Teams en SharePoint gebruiken maar niet optimaal geïntegreerd.
Consultancy & dienstverlening
Bedrijven met veel client meetings die gestructureerde opvolging nodig hebben.
Project teams
Teams die veel overleggen en actiepunten moeten bijhouden en opvolgen.
Ook meer uit je Microsoft 365 halen?
Maximaal rendement uit tools die je al hebt. Laat ons je meeting workflow professionaliseren.