Factuurverwerking automatiseren: 500 facturen per maand zonder handwerk
Hoe een Belgisch accountantskantoor de maandafsluiting van 3 dagen naar 30 minuten terugbracht met intelligente factuurverwerking.
De uitdaging: Verdrinken in papierwerk
Een middelgroot accountantskantoor in Antwerpen verwerkte maandelijks 500+ facturen voor 40 klanten:
- PDF facturen via e-mail in verschillende formaten
- Papieren facturen die gescand moesten worden
- Handmatig overtypen in Exact Online
- BTW-codes controleren en toewijzen
- Kostenplaatsen en projectcodes matchen
3 volle dagen per maand ging naar factuurverwerking. Fouten door handmatig werk leidden tot BTW-correcties en klantklachten.
"Elke maandafsluiting was een nachtmerrie. We typten ons suf aan facturen terwijl we eigenlijk advieswerk wilden doen."
De oplossing: AI-gestuurde factuurherkenning
Automatische data-extractie
Onze AI-engine haalt alle relevante gegevens uit facturen:
- Leveranciersgegevens: naam, BTW-nummer, adres
- Factuurnummer en datum
- Regelitems: omschrijving, aantal, prijs, BTW
- Totaalbedragen: netto, BTW, bruto
- Betalingsvoorwaarden
Slimme matching en validatie
- Automatische leverancier-herkenning op basis van BTW-nummer
- Grootboekrekening toewijzing met 96% accuracy
- BTW-code validatie tegen fiscale regels
- Dubbele facturen detectie
- 3-way matching met orders en leveringen
Naadloze Exact Online integratie
Direct wegschrijven naar Exact zonder tussenkomst:
- Inkoopfacturen automatisch geboekt
- Kostenplaatsen correct toegewezen
- Projectadministratie bijgewerkt
- Goedkeuringsflow voor afwijkingen
Implementatie in 3 fasen
Fase 1: Quick Win (Week 1-2)
Start met top-10 leveranciers (60% volume)
- Templates voor vaste leveranciers
- Basis data-extractie
- Handmatige controle
Fase 2: Uitrol (Week 3-4)
Alle leveranciers en complexere facturen
- AI-training op 1000+ historische facturen
- Automatische grootboek mapping
- Exception handling
Fase 3: Optimalisatie (Week 5-6)
Finetuning en procesoptimalisatie
- Goedkeuringsworkflows
- Rapportages en dashboards
- Continuous learning
Meetbare resultaten
Tijdsbesparing
Van 3 dagen naar 30 minuten voor maandafsluiting. 95% reductie in verwerkingstijd.
Accuracy
99.2% correcte verwerking. Van 15-20 fouten per maand naar gemiddeld 1-2.
Schaalbaarheid
Volume verdubbeld zonder extra personeel. Nu 1000+ facturen/maand mogelijk.
ROI
€48.000/jaar besparing op personeelskosten door efficiëntieverbetering.
Voordelen voor het team
Meer tijd voor advieswerk
Accountants focussen nu op klantadvies in plaats van data-entry. Omzet uit advieswerk +35%.
Snellere maandafsluiting
Klanten krijgen hun cijfers nu op dag 5 in plaats van dag 15. Betere besluitvorming mogelijk.
Minder stress
Geen overwerk meer tijdens piekperiodes. Hoger werkplezier en 40% minder ziekteverzuim.
Betere compliance
Automatische BTW-controles voorkomen boetes. Audit trail voor elke verwerkte factuur.
Technische specificaties
Ondersteunde formaten
- PDF (gescand en native)
- UBL/XML e-facturen
- EDI berichten
- E-mail body en attachments
- Foto's van bonnetjes (mobile app)
Integraties
- Exact Online (certified partner)
- Odoo
- Microsoft Dynamics
- SAP Business One
- Custom ERP via API
Security & Compliance
- GDPR-compliant dataverwerking
- ISO 27001 gecertificeerd
- Encrypted data transfer
- Audit logging
- Role-based access control
Ook factuurverwerking automatiseren?
Bereken je tijdsbesparing en krijg een gepersonaliseerd voorstel.